ProAvatar GmbH

Breite Straße 27 · 40213 Düsseldorf · info@proavatar.de · proavatar.de

Datenschutzerklärung

für die Website und Plattform ProAvatar.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ProAvatar GmbH

Breite Straße 27

40213 Düsseldorf

Deutschland

E-Mail: info@proavatar.de

Telefon: +49 (0) 176 822 702 84

2. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

die Website proavatar.de inklusive aller Unterseiten,
die Registrierung und Nutzung der Plattform ProAvatar durch Kunden (B2B),
alle Kontaktanfragen und Marketing-Maßnahmen der ProAvatar GmbH.

Sie gilt nicht für die Endnutzer unserer Kunden. Hierfür ist der jeweilige Kunde als Betreiber des Avatars verantwortlich (siehe § 5.2).

3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und dem BDSG. Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden, auf das notwendige Maß beschränkt und unter Einsatz angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM).

4. Datenerfassung auf unserer Website

4.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen durch Ihren Browser an unseren Server übermittelt: IP-Adresse (anonymisiert), Datum/Uhrzeit, Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL.

Rechtsgrundlage: 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an technischer Sicherheit).

4.2 Kontaktaufnahme

Bei Anfragen per E-Mail oder Formular speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage.

Rechtsgrundlage: 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.3 Registrierung & Kundenkonto

Wir verarbeiten Unternehmensdaten, Ansprechpartner und Login-Daten zur Bereitstellung des Kunden-Accounts.

Rechtsgrundlage: 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5. Besonderheiten der Plattform-Nutzung

5.1 B2B-Kundenverhältnis

Wir verarbeiten Nutzungsdaten der Kunden (z. B. Konfigurationen, Login-Zeiten) zur Bereitstellung und Abrechnung der SaaS-Dienstleistung.

5.2 Endnutzer-Daten (Auftragsverarbeitung)

Sofern Endnutzer mit den Avataren unserer Kunden interagieren, verarbeitet ProAvatar diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden.

Rolle: Der Kunde ist „Verantwortlicher“, ProAvatar ist „Auftragsverarbeiter“ (Art. 28 DSGVO).
Vertrag: Hierzu schließen die Parteien einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.

5.3 KI-Kennzeichnung (EU AI Act)

Gemäß Art. 50 EU AI Act werden Endnutzer darüber informiert, dass sie mit einem KI-System interagieren. Die Kennzeichnungspflicht obliegt dem Kunden als Betreiber des Avatars. ProAvatar stellt die technischen Voraussetzungen hierfür bereit.

6. Speicherung von Gesprächen (Summaries)

Zur Gewährleistung der Systemfunktionalität und Kontextverarbeitung speichern wir keine vollständigen Transkripte der Gespräche.

Umfang: Es werden ausschließlich sachliche Zusammenfassungen (Summaries) erstellt.
Schutz: Wir setzen technische Filter ein, um personenbezogene Inhalte in diesen Summaries zu vermeiden (Privacy by Design).
Zweck: Fehlerfreie Fortführung von Dialogen und Systemoptimierung.

Zur technischen Bereitstellung der Avatar-Streams können beim eingesetzten Dienstleister (HeyGen) temporär Gesprächsdaten verarbeitet werden. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Echtzeit-Generierung des Avatars, ist verschlüsselt und erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Einsatz von Dienstleistern (Sub-Prozessoren)

Zur Erbringung unserer Leistungen nutzen wir folgende spezialisierte Anbieter:

7.1 Hosting

Supabase (Serverstandort EU / Frankfurt).

7.2 KI-Sprachmodelle

OpenAI, LLC. Die Datenübermittlung dient der Generierung der KI-Antworten. Es werden keine Daten zur Verbesserung oder zum Training der Modelle verwendet. Die Nutzung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags sowie unter Einsatz von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

7.3 Avatar-Streaming

HeyGen Technology Inc. Wir nutzen HeyGen zur Echtzeit-Generierung von Video-Avataren. Mit HeyGen besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit eine Datenübermittlung in die USA erfolgt, geschieht dies auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie – soweit anwendbar – des EU-U.S. Data Privacy Frameworks.

7.4 E-Mail-Versand

Brevo (Sendinblue GmbH). Versand von System-Mails (Serverstandort EU).

7.5 Tracking

LinkedIn Insight Tag. Nur bei Einwilligung zur Reichweitenmessung und Optimierung von Anzeigen.

8. Datenübermittlung in Drittstaaten (USA)

Einige unserer Dienstleister (insb. OpenAI, HeyGen, LinkedIn) haben ihren Sitz in den USA.

Garantien: Wir nutzen Anbieter, die unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, oder haben Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

9. Cookies und Einwilligung

Wir nutzen ein Consent-Management-Tool.

Notwendige Cookies: Für Login und Sicherheit technisch erforderlich (einwilligungsfrei gem. § 25 Abs. 2 TDDDG).
Analyse/Marketing: Cookies von Drittanbietern (z. B. LinkedIn) werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) aktiviert. Diese können Sie jederzeit im Consent-Tool widerrufen.

10. Speicherdauer

Wir löschen Daten, sobald der Zweck der Speicherung entfällt (z. B. Vertragsende) und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. 10 Jahre für Rechnungsdaten gemäß HGB/AO) mehr bestehen.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16, 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Bitte richten Sie Ihre Anfrage an: info@proavatar.de.

12. Beschwerderecht

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für die ProAvatar GmbH ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

13. Stand und Aktualisierung

Diese Erklärung hat den Stand Mai 2026. Aufgrund technischer Weiterentwicklung oder gesetzlicher Änderungen kann eine Anpassung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter proavatar.de/datenschutz abrufbar.

ProAvatar GmbH · HRB 95695 · Amtsgericht Düsseldorf · Stand: Mai 2026