Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ProAvatar GmbH
Breite Straße 27
40213 Düsseldorf
Deutschland

E-Mail: info@proavatar.de
Web: proavatar.de

2. Geltungsbereich

(1) Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website proavatar.de, die Registrierung und Nutzung der Kundenplattform (B2B) sowie für Kontaktanfragen und Marketingmaßnahmen.

(2) Sie gilt nicht für die Endnutzer unserer Kunden. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Endnutzern ist der jeweilige Kunde als Verantwortlicher zuständig. ProAvatar verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO.

3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten werden ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden, datensparsam und durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

4. Datenverarbeitung auf der Website

4.1 Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der Raidboxes GmbH (Münster, Deutschland) auf Servern in Deutschland gehostet. Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Server-Logfiles erhoben, darunter:

• Anonymisierte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Referrer-URL

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Sicherheit und Stabilität der Website).

4.2 Kontaktanfragen

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

4.3 Kundenkonto

Im Rahmen der Registrierung und Nutzung unserer Plattform verarbeiten wir Unternehmensdaten und Login-Daten zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.4 KI-Avatar auf dieser Website

Auf unserer Website können Sie mit unserem eigenen KI-Avatar sprechen oder schreiben. Der Avatar wird erst geladen, wenn Sie das Avatar-Fenster öffnen und die Sitzung aktiv starten. Für die Spracheingabe fragt Ihr Browser vorher um Zugriff auf Ihr Mikrofon. Die Verarbeitung der Gesprächsdaten erfolgt wie in Abschnitt 6 beschrieben unter Einsatz der in Abschnitt 7 genannten Dienstleister. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen zu unseren Produkten).

5. Plattformnutzung (B2B)

5.1 Kundendaten

Nutzungsdaten des Kunden (z. B. Konfigurationen, Login-Zeiten) werden zur Erbringung und Abrechnung des SaaS-Dienstes verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.2 Endnutzerdaten

Personenbezogene Daten von Endnutzern werden durch ProAvatar ausschließlich im Auftrag und auf Weisung des Kunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO verarbeitet. Grundlage ist ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

5.3 KI-Kennzeichnungspflicht

Gemäß Art. 50 EU AI Act obliegt die Pflicht zur Kennzeichnung der Interaktion mit einem KI-System gegenüber Endnutzern dem Kunden als Betreiber. ProAvatar stellt die technischen Voraussetzungen hierfür bereit.

6. Gesprächsdaten und KI-Verarbeitung

(1) Es werden standardmäßig keine vollständigen Gesprächstranskripte gespeichert. Gespeichert werden ausschließlich sachliche Zusammenfassungen (Summaries), die durch technische Filter von personenbezogenen Inhalten bereinigt werden.

(2) Zur Echtzeit-Generierung der Avatare können Gesprächsdaten temporär beim Dienstleister HeyGen verarbeitet werden. Diese Verarbeitung erfolgt verschlüsselt und im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

7. Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister

ProAvatar setzt zur Erbringung der Leistungen folgende Dienstleister ein:

• Raidboxes – Hosting der Website (Serverstandort: Deutschland)
• Supabase – Hosting und Datenbankbetrieb der Plattform (Serverstandort: Frankfurt, EU)
• OpenAI – Bereitstellung der KI-Sprachmodelle
• HeyGen – Avatar-Streaming und Echtzeit-Generierung
• Brevo – Versand von System- und Transaktions-E-Mails
• Google Analytics 4 – Webanalyse (nur mit ausdrücklicher Einwilligung); Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Mit allen Dienstleistern, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

8. Datenübermittlung in Drittstaaten

Einige der eingesetzten Dienstleister (insbesondere OpenAI, HeyGen und Google) haben ihren Sitz in den USA oder sind mit Unternehmen in den USA verbunden. Die Datenübermittlung in die USA stützt sich auf das EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

9. Cookies, Einwilligungsverwaltung und Webanalyse

9.1 Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet das Consent-Management-Tool Complianz, das direkt auf unserem Server läuft. Es speichert Ihre Einwilligungsentscheidung in technisch notwendigen Cookies (Präfix „cmplz_“). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweis der Einwilligung). Eine Übersicht aller eingesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

9.2 Google Analytics 4

(1) Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten. Dabei werden Cookies gesetzt (z. B. „_ga“ und „_ga_*“, Speicherdauer bis zu 2 Jahre) und Informationen wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Herkunft des Besuchs sowie Geräte- und Browserinformationen verarbeitet.

(2) IP-Adressen werden von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Die Auswertungsdaten werden nach 14 Monaten gelöscht. Die Verknüpfung mit anderen Google-Diensten (Google Signals), die detaillierte Standort- und Geräteerfassung sowie personalisierte Werbung sind deaktiviert. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

(3) Eine Übermittlung von Daten an die Google LLC in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Sie erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Google zertifiziert ist.

(4) Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Reiter „Cookie-Einstellungen“ am unteren Bildschirmrand.

9.3 Schriftarten

Schriftarten werden lokal von unserem Server geladen. Eine Verbindung zu Servern von Google Fonts findet nicht statt.

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechnungsdaten werden gemäß den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften bis zu zehn Jahre aufbewahrt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@proavatar.de

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

13. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit angepasst werden. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter proavatar.de/datenschutz.